Dein Unternehmen soll wachsen. Nicht der operative Aufwand.

Ich baue die Systeme hinter deinem Unternehmen, damit Prozesse selbstständig laufen, Informationen verbunden sind und AI Agents echte Aufgaben übernehmen.

8+ Jahre ErfahrungSysteme und Prozesse
Boutique-ModellMaximal 3 Unternehmen
1 Platz freiAktuelle Kapazität
AI Agents Business OS
verbunden mit deinen bestehenden tools
  • Airtable
  • Make
  • n8n
  • HubSpot
  • Calendly
  • Slack
  • Microsoft 365
  • Google
  • Claude
  • OpenAI
  • WordPress
  • Shopify
  • Figma
  • ClickUp
  • Asana

Dein Unternehmen läuft auf dem Gedächtnis von Menschen. Nicht auf einem System.

Wer was weiß, wo etwas liegt und wie es bei diesem Kunden gemacht wird, steckt in Köpfen, Chats und Tabellen. Das funktioniert, solange ihr klein seid. Mit jedem Kunden und jedem Mitarbeiter wird es teurer. Und keine AI kann übernehmen, was nirgends festgehalten ist.

01Wissen

Dein Team fragt dich, weil die Antworten bei dir liegen.

„Wo finde ich das?“, „Was haben wir mit dem Kunden vereinbart?“, „Ist das schon freigegeben?“ Wissen steckt in Köpfen, Chats und einzelnen Dokumenten.

Folge

Du bleibst Ansprechpartner für Fragen, die dein Team eigentlich selbst beantworten können sollte.

02Transparenz

„Wo stehen wir bei Kunde X?“ dauert zwanzig Minuten.

CRM öffnen, Slack durchsuchen, Projektboard prüfen oder jemanden fragen. Die Informationen sind da, nur nicht an einem Ort.

Folge

Du musst Informationen zusammensuchen, bevor du Entscheidungen treffen kannst.

03Wachstum

Mehr Umsatz, mehr Arbeit. Nicht mehr Luft.

Mit jedem neuen Kunden entstehen mehr Übergaben, Abstimmungen, Aufgaben und Verwaltung. Was bei zehn Kunden funktioniert, wird bei dreißig zum Problem.

Folge

Dein Umsatz wächst, aber dein interner Aufwand wächst mit.

04Manuelle Arbeit

Dein Team macht jeden Tag Dinge, die immer gleich ablaufen.

Daten übertragen, Aufgaben anlegen, Status aktualisieren, Dokumente erstellen oder Reports zusammenbauen. Kleine Aufgaben, die sich jeden Tag wiederholen.

Folge

Stunden gehen für Arbeit drauf, die kein Mensch manuell machen müsste.

05Prozesse

Wenn keiner dran denkt, passiert es nicht.

Follow-ups, Übergaben, Freigaben und wiederkehrende Aufgaben hängen davon ab, dass jemand sie rechtzeitig anstößt und kontrolliert.

Folge

Dinge bleiben liegen. Du oder dein Team müsst ständig hinterher sein.

06Systeme

Deine Tools funktionieren. Aber nicht miteinander.

Sales läuft im CRM, Projekte im Projektmanagement, Dokumente in Drive und Kommunikation in Slack. Dazwischen werden Informationen von Hand weitergegeben.

Folge

Doppelte Arbeit, unterschiedliche Datenstände und unnötige Fehler.

Kommt dir das bekannt vor?

Dann fehlt deinem Unternehmen wahrscheinlich nicht das nächste Tool, sondern ein System, das Wissen, Prozesse und Daten miteinander verbindet. Genau hier setzt ein Business OS an.

Alles, was dein Unternehmen steuert, an einem Ort.

Ein Business OS verbindet Kunden, Projekte, Aufgaben, Wissen und Finanzen in einer gemeinsamen Struktur. Informationen werden automatisch weitergegeben, Übergaben angestoßen und jede Rolle sieht, was als Nächstes zu tun ist.

Was sich dadurch verändert.

01

Weniger Abhängigkeit von dir

Dein Team findet Antworten und trifft operative Entscheidungen selbstständiger.

02

Klare Sicht auf dein Unternehmen

Kunden, Projekte, Aufgaben und Kennzahlen sind verlässlich sichtbar.

03

Verlässliche Abläufe

Übergaben und wiederkehrende Aufgaben laufen weiter, ohne dass jemand ständig hinterher sein muss.

04

Wachstum ohne mehr Verwaltung

Neue Kunden und Mitarbeiter lassen sich integrieren, ohne dass der operative Aufwand im gleichen Maß mitwächst.

Ein System. Drei Ebenen.

Ich baue nicht nur Software ein. Ich entwickle die Logik, Datenstruktur und Nutzerführung dahinter, damit dein Team damit arbeitet, statt darum herum.

01 · Basis

Business Operating System

Kunden, Projekte, Aufgaben, Verträge, Mitarbeiter und Zahlen in einer verbundenen Datenbasis. Jede Rolle sieht, was jetzt relevant ist.

  • Eine verlässliche Datenbasis über deine Tools hinweg.
  • Dashboards, die stimmen
  • Abläufe, die das System führt, nicht du
02 · Bewegung

Automationen

Übergaben, Folgeaufgaben und Datenflüsse laufen von selbst. Vertrag unterschrieben, Projekt angelegt, Team informiert. Ohne Rückfrage an dich.

  • Keine Doppelerfassung
  • Nichts geht zwischen Tools verloren
  • Wenn etwas hängt, weißt du es zuerst
03 · Verstand

AI Agents & individuelle Tools

Auf sauberen Daten übernehmen Agents echte Aufgaben: Gespräche vorbereiten, Projekte anlegen, Fragen aus dem Unternehmenswissen beantworten. Wo Standardsoftware nicht passt, entsteht ein eigenes Tool.

  • AI mit klarer Aufgabe statt Spielerei
  • Antworten, die früher bei dir gelandet sind
  • Portale und Apps für genau euren Ablauf

Systeme, die nicht nur gut aussehen, sondern arbeiten.

Vier Systeme aus der Praxis: Sie verbinden Abläufe, veröffentlichen Content, machen Vertriebsinformationen nutzbar und automatisieren Finance Operations.

01 Business OSEin Betriebssystem für Sales, Kunden, Content und Finanzen.

Konzeptansicht des Establish-Dashboards mit Navigation, Kennzahlen, Projektübersicht und Neuigkeiten. Die dargestellten Zahlen sind Beispieldaten.
Close CRMSupabaseSlackCalendly

Establish · Content- & Creator-Agentur

Ausgangslage
Sales, Onboarding, Projektabwicklung, Content und Finanzen liefen über getrennte Tools. Mit wachsendem Team nahmen manuelle Übergaben, Rückfragen und fehlende Transparenz zu.
Lösung
Ein zentrales Business OS verbindet CRM, Kunden, Projekte, Aufgaben und Finanzen. Informationen fließen automatisch zwischen den Systemen. Jede Rolle erhält eine passende Arbeitsoberfläche.
So arbeitet das System
Gewonnene Deals starten das Onboarding. Formulare erzeugen Kunden, Projekte und Aufgaben. Gesprächsergebnisse steuern Status und Follow-ups. Sales, Creator, Editor und Führung arbeiten mit klaren Zuständigkeiten.
Ergebnis
Weniger manuelle Übergaben, klare Verantwortlichkeiten und eine zentrale Sicht auf Kunden, Projekte und Kennzahlen.

02 Content OperationsEinmal planen. Automatisch auf bis zu 50 Kundenaccounts veröffentlichen.

Konzeptansicht des Auto-Publishings: Inhalte aus ClickUp und Designs aus Figma fließen in einen Content-Plan und werden auf mehreren Social-Media-Plattformen veröffentlicht.
ClickUpFigmaMakeAirtableMeta AdsGoogle Ads

Social-Media-Agentur

Ausgangslage
Content war zentral geplant und gestaltet. Die Abstimmung zwischen Tools, Kundenaccounts und Plattformen blieb jedoch Handarbeit. Mit jedem Account stieg der Aufwand.
Lösung
Ein automatisierter Publishing-Workflow verbindet die bestehende Planung des Teams mit Veröffentlichung und Reporting.
So arbeitet das System
ClickUp liefert Planung und Freigaben, Figma die Designs. Make führt Caption, Asset, Zielprofil und Zeitpunkt zusammen und übergibt alles an das Publishing. Status und Performance-Daten fließen in Airtable zurück.
Ergebnis
Einmal planen, auf mehreren Accounts veröffentlichen. Weniger manuelle Übertragungen und eine zentrale Übersicht über Status und Performance.

03 Sales IntelligenceAus offenen Stellen werden qualifizierte Vertriebschancen.

Illustration: Stellenanzeigen sammeln, Unternehmensdaten und Ansprechpartner anreichern und als Aktivitäten beim Lead in Close hinterlegen.
Browse.aiApifyClayMakeAirtableClose CRM

Social-Recruiting-Agentur

Ausgangslage
Setter und Closer recherchierten vor Gesprächen selbst: Welche Unternehmen stellen ein, welche Positionen sind offen und wer ist der richtige Ansprechpartner?
Lösung
Ein automatisiertes Research-System erkennt Recruiting-Bedarf, ergänzt Unternehmensdaten und bringt den relevanten Kontext direkt ins CRM.
So arbeitet das System
Stellenanzeigen werden laufend erfasst, Unternehmensdaten und Ansprechpartner ergänzt. Airtable strukturiert die Informationen und ordnet sie Leads zu. In Close erscheinen offene Positionen direkt als Custom Activities.
Ergebnis
Weniger Recherche, bessere Gesprächsvorbereitung. Der Vertrieb öffnet einen Lead und sieht sofort, warum das Unternehmen gerade relevant ist.

04 Finance OperationsRechnungen automatisch erfassen, prüfen und für die Buchhaltung vorbereiten.

E-MailDokumentenerkennungFreigabenFinance Dashboard

SEO- & GEO-Agentur

onlinePEAK
Ausgangslage
Rechnungen erreichten onlinePEAK über unterschiedliche Kanäle. Beträge, Fälligkeiten und Zuordnungen mussten manuell übertragen, geprüft und für die Buchhaltung vorbereitet werden.
Lösung
Ein Finance Operations System bündelt eingehende Rechnungen, liest relevante Daten aus und ordnet sie Kategorien und Zuständigkeiten zu.
So arbeitet das System
Rechnungen aus Postfach, Foto und Ablage laufen in einem gemeinsamen Eingang zusammen. Das System erkennt Rechnungsdaten, prüft auf Duplikate und Unstimmigkeiten, kategorisiert die Belege und legt unsichere Fälle gezielt zur Freigabe vor. Ein Dashboard zeigt Status, Fälligkeiten und offene Prüfungen.
Ergebnis
Weniger manuelle Übertragung, vollständigere Belege und eine klare Übersicht über offene Freigaben, Fälligkeiten und Ausgaben. Die Buchhaltung erhält strukturiert vorbereitete und nachvollziehbare Daten.

Systeme, die Menschen durch Arbeit führen.

Ein gutes Operating System zeigt jedem Mitarbeiter, was jetzt relevant ist, hält Informationen verlässlich zusammen und macht Komplexität nur dort sichtbar, wo sie wirklich benötigt wird.

01 · Grundlage

Eine Wahrheit für alle

Eine Information wird einmal gepflegt und überall verwendet. Kunden, Projekte, Verträge und Kennzahlen greifen auf dieselbe verlässliche Datenbasis zu.

02 · Verantwortung

Ein Prozess, ein Verantwortlicher

Für jede Aufgabe, Übergabe und Entscheidung ist eine konkrete Person oder Rolle verantwortlich, nicht einfach „das Team“.

03 · Fokus

Nur der nächste sinnvolle Schritt

Mitarbeiter sehen, was jetzt zu tun ist, welche Informationen sie benötigen und was danach automatisch passiert, nicht zehn Schritte, die heute noch keine Rolle spielen.

04 · Nutzerführung

Komplexität bleibt im System

Jede Rolle erhält eine einfache, relevante Ansicht. Die Logik läuft im Hintergrund, statt den Mitarbeiter mit dem gesamten Prozess zu belasten.

05 · Entwicklung

Klein starten, iterativ verbessern

Zuerst entsteht ein einfacher, nutzbarer Kern. Danach wächst das System anhand realer Nutzung und tatsächlicher Anforderungen.

06 · Technologie

AI nur mit einer klaren Aufgabe

Regeln werden automatisiert, Informationen durch AI verarbeitet und wichtige Entscheidungen bleiben für Menschen nachvollziehbar und kontrollierbar.

Stimmen aus der Zusammenarbeit.

Nachricht aus einem laufenden Projekt: Seit das System läuft, gibt es mehr Klarheit im Betrieb. Erster Urlaub seit drei Jahren, ohne eine einzige Nachricht wegen der Arbeit. Philipp Epping: Empfehlung zur beruflichen Zusammenarbeit: Eigenverantwortung, proaktive Kommunikation und Stärke in AI, Automation und Business Systems. H. Landwehr: Bewertung mit fünf Sternen: angenehme Kommunikation und professionelle Umsetzung bei der Neugestaltung der Software. Nachricht aus einem laufenden Projekt: Im Teammeeting genügt ein Blick ins System statt Nachfragen zum aktuellen Stand. Jeder sieht seine Aufgaben, die Agenten übernehmen einen Teil der Vorbereitung. Noah Händel: Empfehlung eines ehemaligen Teamkollegen: Wissensdurst, Tatendrang und angenehme Zusammenarbeit in gemeinsamen Projekten. Claudia Kirsch: Bewertung mit fünf Sternen: erstklassige Ergebnisse, ehrliche Beratung und transparente Zusammenarbeit bei Softwarekonzept und Systemaktualisierungen. Nachricht aus einem laufenden Projekt: Die Agenten laufen gut und sparen bei wiederkehrenden Aufgaben einiges an Abstimmung. Der Absender ist froh, dass sie eingebaut wurden. Alexander Krönung: Bewertung mit fünf Sternen: aufmerksame Zusammenarbeit vom ersten Gespräch über die Softwareentwicklung bis zur Nachbetreuung.

Wo verliert dein Unternehmen heute Zeit?

Beschreib kurz dein Projekt oder wo es gerade hakt. Du bekommst eine ehrliche Ersteinschätzung, welche Abläufe sich vereinfachen, verbinden oder automatisieren lassen. So läuft es ab:

  1. Du beschreibst kurz, wo es hakt.Ein paar Sätze reichen. Deine Angaben bleiben vertraulich.
  2. Ich antworte meist innerhalb von 24 Stunden.Per E-Mail, mit einer ehrlichen Einschätzung und konkreten Ansatzpunkten.
  3. Du entscheidest, ob wir weitersprechen.Unverbindlich. Kein Follow-up, wenn du keins willst.
Sefa Sener
Projekt anfragen

Drei Angaben sind nötig, der Rest hilft mir bei der Einschätzung.

Projekt anfragen